Mengatasi masalah dengan Empati

mengatasi masalah dengan empati

Banyak permasalahan ditempat kerja yang berhubungan dengan kinerja maupun disiplin karyawan. Namun kadang penyelesaiannya hanya berakhir dengan penerbitan Surat Peringatan (SP) sampai pemutusan hubungan kerja (PHK) sepihak.

Pertanyaannya apakah masalah tersebut akan berhenti sampai disitu ? Apakah tidak ada cara lain yang lebih elegan selain hanya sekedar menerbitkan SP untuk kemudian memutuskan hubungan kerja (PHK) bagi karyawan tersebut ?

Bagian HR kadang tak mau pusing untuk mengurusi orang-orang yang bermasalah. Sehingga jalan pintas dengan menerbitkan SP-1, SP-2, SP-3 lalu PHK masih menjadi pilihan utama.

Sebenarnya masih ada acara lain yang lebih elegan untuk mengembalikan harga diri dan merubah perilaku karyawan yang bermasalah tersebut.

Sebagaimana yang akan kami jelaskan berikut ini yaitu mengatasi masalah dengan EMPATI. 

SEBUAH KASUS

Seorang karyawan pernah mendapatkan Surat Peringatan pertama (SP-1) karena ada masalah absensi yaitu selama 1 bulan sudah 4 kali tidak masuk kerja dengan alasan sakit tetapi tidaak disertai dengan surat keterangan dari Dokter yang sah.

Surat Peringatan pertama (SP-1) berlaku selama 6 bulan, artinya bahwa selama 6 bulan kedepan si karyawan tersebut tidak boleh mengulangi lagi perbuatan tidak masuk kerja tanpa disertai surat keterangan yang sah.

Namun baru berjalan 1 bulan, ternyata sang karyawan kembali tidak masuk kerja dengan alasan ada keperluan mendadak diluar kota yang diperkuat dengan Surat keterangan dari ketua RT/RW setempat.

Apa yang harus dilakukan ? 

Bagaimana kita menghadapi masalah ini dengan penuh rasa empati ?

Berikut adalah sebagian contoh langkah-langkah yang penulis rujuk dari buku The Power of Empathy in Leardership karangan Raja Bambang Sutikno, MBA dan sumber-sumber lain yang relevan.

1. 1.   Ajak karyawan tersebut untuk bertemu dengan Anda diruangan Anda atau dimana saja yang bisa membuat karyawan tersebut merasa nyaman. Atau akan lebih baik jika karyawan tersebut yang meminta diri untuk bertemu dengan Anda.

1. 2.       Buat suasana pertemuan senyaman mungkin, untuk menghindari rasa takut atau menambah perasaan stress pada dirinya.

1. 3.      Jelaskan maksud pertemuan ini bukan untuk menghakimi atau mengadili dirinya tapi justru untuk membantu dirinya mengatasi masalah yang sedang dia hadapi.

1. 4.      Tinjau ulang kesepakatan yang pernah dilakukan sebelumnya, tunjukkan tindakan perbaikan yang belum memadai.

          Hal-hal yang harus kita perhatikan adalah :

a.        Hindarkan komentar-komentar negative terhadap diri pribadi karyawan, karena hal ini dapat menjatuhkan harga diri karyawan.

b.       Focus dengan fakta dan bukan pada orangnya.

c.        Katakana pada karyawan tersebut bahwa pertemuan ini bukan untuk menghakimi atau menghukumnya tetapi justru untuk membantu dia keluar dari permasalahan yang dihadapi.

1. 5.      Tunjukkan tujuan tindakan disiplin yang Anda lakukan.

          Mengapa Anda harus melakukan hal ini ? karena kenyataannya bahwa tak ada satupun
         orang yang mau dipersalahkan.

a.        Karyawan mungkin marah atau bahkan sedih saat berhadapan dengan Anda. Jika karyawan bereaksi secara emosional, maka tugas Anda adalah Mendengarkan dan tanggapilah dengan Empati.

b.       Tunjukkan bahwa Anda mengerti bagaimana perasaannya, tetapi Anda harus tetap konsisten.

c.        Buat karyawan mengerti bahwa kegagalannya dalam memperbaiki kesalahan telah dilakukan itulah yang mendorong Anda untuk melakukan ini semua.

1. 6.     Biarkan karyawan menjelaskan alasannya, dengarkan dan respons penjelasannya

a.        Beri kesempatan pada karyawan untuk berbicara dan biarkan mereka menyajikan sesuai dengan “versinya”.

b.       Dengarkan apapun yang menjadi alasannya, hal ini akan memberi kesempatan kepada Anda untuk mengevaluasi kondisi sebenarnya secara obyektif. 

c.    Tunjukkan bahwa Anda berhasrat untuk mendengarkan ceritanya. Hal ini untuk menjaga rasa percaya dirinya.
d.   Gunakan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat open ended untuk mengklarifikasi hal-hal yang bersifat khusus.
e.    Bacalah Bahasa tubuhnya, karena biasanya diskusi ini akan menjadi diskusi yang sangat emosional dengan “cerita usang” yang itu-itu juga. 
f.     Bersabarlah, hindari sikap negative, tetap tunjukkan rasa empati Anda namun  tetap menerapkan tindakan disiplin.
g.    Buat ringkasan atas informasi-informasi dari hasil diskusi yang telah dilakukan dan berusahalah untuk tetap memahami perasaannya. 
h.    Katakan padanya bahwa apapun yang telah dia katakan, Anda yakin bahwa dia itu orangnya “jujur”. Hal ini perlu untuk membangkitkan kembali rasa percaya dirinya. 
i.     Katakan padanya bahwa apapun yang terjadi diruangan ini semua akan tetap dijaga kerahasiaannya. Hal ini sangat diperlukan untuk membangun kepercayaan antara bawahan dengan atasan.
   

7.       Dapatkan komitmennya untuk segera memperbaiki masalah tersebut

a.        Berikan pengertian kepadanya bahwa tak ada seorang pun yang bisa mengatasi masalahnya kecuali dirinya sendiri.

b.       Hidup itu pilihan. Oleh sebab itu dalam hidup ini, manusia harus memilih : mau maju, mundur atau diam ditempat. Apapun pilihan kita semua pasti ada resikonya. Entah itu resiko positif atau resiko negative.

c.        Tunjukkan bahwa keadaan ini tak bisa ditawar-tawar lagi melainkan harus segera diperbaiki. Ulangi pokok-pokok masalahnya dan tegaskan bahwa Anda mengajaknya untuk serius memenuhi standard atau peraturan yang telah digariskan oleh perusahaan.

d.       Dan yang paling penting adalah Anda harus mendengarkan komitmennya bahwa dia bersedia untuk segera memperbaiki masalah yang sedang dihadapinya.

e.        Gunakan information question untuk memancing komitmennya.

 

 

7.       Dapatkan komitmennya untuk segera memperbaiki masalah tersebut

a.        Berikan pengertian kepadanya bahwa tak ada seorang pun yang bisa mengatasi masalahnya kecuali dirinya sendiri.

b.       Hidup itu pilihan. Oleh sebab itu dalam hidup ini, manusia harus memilih : mau maju, mundur atau diam ditempat. Apapun pilihan kita semua pasti ada resikonya. Entah itu resiko positif atau resiko negative.

c.        Tunjukkan bahwa keadaan ini tak bisa ditawar-tawar lagi melainkan harus segera diperbaiki. Ulangi pokok-pokok masalahnya dan tegaskan bahwa Anda mengajaknya untuk serius memenuhi standard atau peraturan yang telah digariskan oleh perusahaan.

d.       Dan yang paling penting adalah Anda harus mendengarkan komitmennya bahwa dia bersedia untuk segera memperbaiki masalah yang sedang dihadapinya.

e.        Gunakan information question untuk memancing komitmennya.

8.               8.       Sepakati waktu, tanggal dan tempat pembicaraan untuk melakukan evaluasi atas 
                         tindakan  perbaikan yang akan dilakukan.

                   Semua orang berharap bahwa keadaan akan semakin bertambah baik. Namun hal itu 
                   membutuhkan waktu. Sebagai pimpinan Anda harus jeli, jangan terlalu lama dan  
                  jangan juga terlalu singkat. Pandai-pandailah menentukan jangka waktu yang pas 
                  untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Katakan padanya bahwa selama satu bulan kedepan
                        apa yang sudah disepakati ini akan dimonitor dan dievaluasi pada akhir bulan, dan “saya yakin 
                        kamu pasti bisa…!!”
               9.   Tunjukkan  bahwa masih ada kesempatan untuk memperbaiki diri
                       Setelah selesai tutuplah pertemuan dengan nada yang positif.  Ingat pertemuan ini bertujuan
                       untuk merubah perilaku agar karyawan kembali ke jalur yang benar sehingga waktunya tidak
                       bisa instan. Sebagian karyawan melihat bahwa tindakan disiplin sebagai suatu tindakan 
                       sentimen, sehingga Anda sebagai seorang pimpinan harus berhati-hati. Buatlah karyawan ingat 
                       bahwa tindakan ini bukan yang pertama kalinya. 
                       Anda harus menyiapkan catatan-catatan dari beberapa pertemuan yang pernah dilakukan dan
                       bahwa selama ini belum ada perbaikan yang berarti atau ada beberapa hal yang masih perlu
                       diperbaiki atau ditingkatkan.
Sebagai penutup, kemampuan seorang pimpinan dalam berempati terhadap permasalahan yang dihadapi karyawan sangat menentukan keberhasilan perubahan perilaku dalam kelompok kerja. Dan yang perlu dijaga adalah tingkat kerahasiaan apapun yang dibicarakan selama proses pertemuan.

Selamat mencoba semoga SUKSES....!!!